Antes de empezar conviene dejar por escrito qué cubre una auditoría de licencias y qué queda fuera. Estas son las reglas que aplicamos en cada trabajo, para que no haya lecturas distintas del mismo informe.
Qué entendemos por licencia en uso
Una licencia cuenta como activa solo si está asignada a un puesto con persona trabajando y con el software abierto al menos una vez al mes. Las claves guardadas en un correo o en una carpeta compartida no se consideran en uso, aunque estén pagadas.
Equipos fuera de alcance
Servidores, equipos de producción industrial y dispositivos personales de los empleados quedan fuera del relevamiento salvo pedido expreso. El foco está en puestos administrativos y de oficina, que es donde se acumula el gasto duplicado.
Datos que necesitamos del cliente
Facturas de compra de los últimos tres años, listado de claves activadas y acceso al panel de administración de las suites ofimáticas. Sin esos tres insumos el informe queda parcial y no lo entregamos como definitivo.
Qué no incluye el servicio
No gestionamos reclamos ante proveedores ni representamos a la empresa frente a Microsoft, Google u otros fabricantes. Tampoco hacemos instalaciones ni migraciones: el resultado es un informe con hallazgos y un plan de acción que el cliente ejecuta o nos encarga aparte.
Vigencia del informe
Los hallazgos reflejan el estado del parque en la fecha de relevamiento. Si pasan más de seis meses antes de aplicar los cambios, recomendamos una revisión corta porque las suscripciones y los equipos cambian.
Relevamiento en sitioInforme por escritoSin intermediación bancariaAlcance acotado a puestos de oficinaConfidencialidad de facturas
Canales de soporte y tiempos de respuesta
Antes de abrir un ticket, conviene saber qué esperar. Estos son los canales activos, el tiempo máximo de primera respuesta y el tipo de consulta que atiende cada uno.
Escriba a info@freedigitalworkplace.com indicando el nombre de la empresa, la cantidad de puestos afectados y el software involucrado. Primera respuesta en un plazo máximo de 8 horas hábiles. Si el caso requiere revisar facturas o claves de activación, se agenda una llamada de 30 minutos para ordenar la documentación antes de intervenir.
El 430-210-1657 está disponible de lunes a viernes, de 8:00 a 17:00. Se recomienda usarlo cuando un equipo crítico no arranca o cuando una licencia vencida bloquea el trabajo de un área completa. Fuera de ese horario, deje un mensaje con el detalle del problema y se responde a primera hora del día hábil siguiente.
Si es la primera vez que trabaja con nosotros, el diagnóstico de puestos se coordina en un plazo de 48 a 72 horas. Incluye revisión del parque de PC, listado de licencias activas y detección de duplicados. No se cobra por esta primera visita, pero sí se pide acceso a las facturas de compra de software de los últimos dos años.
Cada caso recibe un número de referencia. Las actualizaciones se envían por correo cada 48 horas mientras el caso siga abierto. Si pasan cinco días hábiles sin respuesta del cliente, el caso se marca como pendiente y se cierra automáticamente a los quince días. Para reactivarlo, basta responder al último correo con la referencia.
Las dudas sobre condiciones del servicio, alcance del mantenimiento preventivo o vigencia de un contrato se atienden por el mismo correo, con un plazo de respuesta de hasta 3 días hábiles. No se gestionan cambios de alcance por teléfono: siempre se pide confirmación escrita para dejar registro.
Si su consulta es sobre el proceso completo de auditoría, revise cómo trabajamos. Para condiciones de tratamiento de datos, consulte la política de privacidad.
Cómo trabajamos una auditoría, paso a paso
Cada intervención arranca con una solicitud concreta y termina con un informe que la empresa puede usar para decidir. No hay etapas decorativas: si un paso no cambia nada en el gasto o en el estado del parque de PC, no lo incluimos. El orden es fijo porque cada fase depende de los datos que deja la anterior.
1. Solicitud y alcance
Recibimos el pedido por el formulario o por correo. En la primera conversación definimos cuántos puestos entran, qué sedes se incluyen y qué tipo de contrato existe con los proveedores actuales. Sin ese alcance cerrado no se puede estimar el trabajo.
2. Relevamiento en sitio
Visitamos las oficinas y levantamos número de serie, etiquetas OEM, claves activadas y software instalado por equipo. También revisamos facturas de compra y renovaciones de los últimos veinticuatro meses. Es la etapa que más tiempo consume y la que sostiene todo lo demás.
3. Cruce y detección de duplicados
Comparamos lo que está instalado con lo que está facturado. Aquí aparecen las licencias pagadas dos veces, las suscripciones activas sin usuario y las perpetuas que siguen renovándose por inercia administrativa.
4. Informe y plan de ajuste
Entregamos un documento por puesto con lo que se puede dar de baja, lo que conviene consolidar y lo que hay que mantener. Incluye el estado físico de cada equipo y las tareas de mantenimiento preventivo pendientes.
5. Ejecución acompañada
Si la empresa lo pide, acompañamos las bajas, la renegociación con proveedores y la limpieza térmica del parque. No ejecutamos cambios sin confirmación escrita del responsable de IT o administración.
6. Revisión a los seis meses
Volvemos a mirar el gasto y el estado de los equipos. Las altas de personal y los cambios de proveedor desordenan rápido lo que se había ajustado. Esta revisión es la que sostiene el ahorro en el tiempo.
Si quiere ver qué revisamos en cada etapa antes de agendar, puede consultar el detalle en capacidades de auditoría o escribirnos directamente desde contacto.
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