Cada proyecto en Free Digital Workplace sigue un orden que ya probamos en pymes de Asunción, Encarnación y Ciudad del Este. No improvisamos: primero medimos, después documentamos y recién entonces proponemos cambios. Estas son las etapas con fechas reales de referencia.
Primera semana del proyecto. Visitamos la oficina o pedimos acceso remoto para inventariar cada PC, portátil e impresora. Se levantan claves de activación, stickers OEM, facturas de compra de los últimos tres años y cuentas activas de Microsoft 365 o Google Workspace. El resultado es una planilla por puesto con lo que hay instalado y lo que efectivamente se usa.
Segunda y tercera semana. Comparamos número de serie del equipo contra la clave activada y contra la factura del proveedor. Aquí aparecen los casos típicos: Windows OEM pagado dos veces, suscripciones que siguen renovándose para personal que ya no trabaja en la empresa, y suites ofimáticas solapadas entre dos proveedores distintos.
Cuarta semana. Entregamos un documento con las licencias a mantener, las que se dan de baja y las que conviene migrar a un modelo distinto. No tocamos el proveedor ni gestionamos pagos: la empresa ejecuta las bajas directamente con cada fabricante. Nuestro trabajo termina cuando el listado queda cerrado y firmado por el responsable de IT o administración.
Quinta semana en adelante. Definimos frecuencia de limpieza térmica, revisión de discos, actualización de firmware y control de baterías en portátiles. En parques de diez a treinta equipos, una limpieza anual bien programada retrasa la renovación completa entre uno y dos años. El calendario queda por escrito con responsables y fechas.
Seguimiento posterior. Volvemos a cruzar facturas y cuentas activas para verificar que las bajas se ejecutaron y que no reaparecieron suscripciones dadas de baja. También medimos si el parque informático sigue rindiendo dentro de los parámetros previstos o si algún equipo necesita reemplazo antes de lo estimado.
Cada trabajo arranca con una pregunta simple: qué está pagando la empresa y qué está usando de verdad. Estas son algunas auditorías y mantenimientos que hicimos con pymes paraguayas, con el detalle de qué encontramos y qué se corrigió.
Auditoría de licencias
Veintiocho puestos con Windows pagado dos veces
Cruce de facturas contra stickers OEM y claves activas. Se dejó de renovar lo que ya venía con el equipo.
Consolidación de suscripciones
Microsoft 365 y Google Workspace conviviendo sin control
Relevamiento por puesto y frecuencia de uso. Se apagaron cuentas que nadie abría desde hacía meses.
Mantenimiento preventivo
Doce PC de escritorio que iban a renovarse antes de tiempo
Limpieza térmica, revisión de discos y control de baterías. Se estiró la vida útil dos años más.
Diagnóstico de puestos
Un inventario que nunca se había hecho
Levantamos hardware, software instalado y responsables de cada equipo. La planilla quedó como base para futuras compras.
Revisión de contratos
Renovaciones automáticas que nadie había firmado
Detectamos cargos recurrentes de proveedores que ya no prestaban servicio. Se dieron de baja antes del siguiente ciclo.
Control de gasto IT
Un tablero simple para seguir el gasto mes a mes
Sin intermediación bancaria ni herramientas nuevas. Solo una planilla compartida con las altas, bajas y renovaciones.
Si su empresa tiene dudas sobre cuántas licencias paga y cuántas usa, el primer paso es el mismo que en estos casos: revisar antes de comprar.
Free Digital Workplace nació en Asunción revisando facturas de licencias para dos pymes del microcentro. Lo que empezó como un encargo suelto se convirtió en una forma de trabajo: mirar el parque de PC puesto por puesto antes de recomendar cualquier compra.
Los primeros meses se fueron en comparar comprobantes de compra con las claves activadas en cada equipo. Aparecieron Windows OEM pagados dos veces, suscripciones de Office renovadas para gente que ya no trabajaba en la empresa y antivirus vencidos que seguían facturándose. Ese trabajo manual definió el método de auditoría que usamos hoy.
Con el tiempo dejamos de aceptar listados en papel. Cada diagnóstico arranca con un inventario real: número de serie, sistema operativo instalado, suite ofimática en uso y fecha de la última limpieza térmica. Sin ese punto de partida, cualquier recomendación de ahorro queda en el aire.
Una decisión que sostuvimos desde el principio: no empujamos a las pymes a cambiar de proveedor de software. Preferimos apagar lo que no se usa y unificar lo que sí. En varios clientes eso significó bajar de tres suites ofimáticas conviviendo a una sola, sin tocar la operación diaria.
Cuando empezamos a programar limpiezas y revisiones de disco por calendario, dejamos de recibir llamados por equipos muertos en plena tarea. Estirar dos años la vida útil de un parque de diez PC terminó siendo, en la práctica, el ahorro más grande que podíamos mostrar.
No publicamos porcentajes de ahorro sin respaldo. Cada informe cierra con el detalle de lo que se dejó de pagar, lo que se renegoció y lo que se dio de baja, con las facturas correspondientes. Si un cliente quiere volver a auditar el mismo parque un año después, el punto de comparación está sobre la mesa.